כניסה

משבר הקורונה: כך נערכה האקדמית.

|

צוות ניהול משבר, לימודים מקוונים ורתימת הסגל האקדמי והסטודנטים – האקדמית תל אביב יפו נערכה מבעוד מועד לשיתוק שכפתה התפרצות הנגיף והתוצאה מאד מעודדת לקראת ההמשך. מנכ"ל המכללה, בני אלון, מסביר על הצעדים יוצאי הדופן


משבר הקורונה ששיתק את המשק ופגע בכל תחומי החיים תפס ארגונים רבים לא מוכנים, אך לא את האקדמית תל אביב יפו. "התחלנו להיערך למצב הזה עוד כשהתחילו הדיווחים הראשונים על המגיפה והערכנו שזה עלול להגיע", הסביר בני אלון, מנכ"ל המכללה.

 

האקדמית הקימה צוות היערכות מיוחד, בראשות המנכ"ל, שיעמיד פתרונות להמשך תפקוד המכללה גם בזמן חירום. "הבנו שהולכים לעבוד במתכונת מצומצמת. הבנו שכל התפעול והניהול של המכללה יהפוך להיות מקוון, על כל המשתמע מכך, והכי חשוב: הבנו שלא נוכל לקיים הוראה פיזית בקמפוס ונעבור להוראה מרחוק", הוא מספר. בנוסף המכללה הקימה צוות לתכנון כלכלי ותקצוב בהובלת חגית קדוש, סמנכ"לית הכספים, במטרה להיערך לתרחישים הכלכליים האפשריים הנוגעים לתקציבה של המכללה בשנה הנוכחית ובשנים הבאות. אפרת בראור, מנהלת אגף התפעול, מונתה לאחראית על תפעול הקמפוס בשעת חירום.

 

"הבנו שמדובר במשבר מתגלגל ולכן הקמנו מטה לתכנון וניהול המשבר, שאני בראשו. הקמנו צוות לניהול שגרת הלימודים, צוות לניהול הוראה מקוונת, צוות לניהול ההון האנושי וניהול התפעול וצוות לניהול ותכנון כלכלי. הצוותים שהוקמו עבדו סביב השעון במחויבות ומסירות גדולה על מנת לתפעל את כל המהלכים שהכנו תוך עמידה ביעדים שהצבנו לניהול המשבר. הפוקוס בימים הראשונים היה על נושא ההוראה המקוונת, שם ריכזנו את מירב המאמצים. היינו צריכים לבחור אסטרטגיית הפעלה טכנו פדגוגית ובחרנו להתחיל עם למידה סינכרונית, כלומר שיעורים בשידור חי בהתאם למערכת השעות לסמסטר ב'. זה היה הכי מהיר וקל. הסטודנטים נצמדו למערכת שלהם מהבית וגם המרצים".

מיכל רז, ראש מנהל הסטודנטים וצוותה מנהלים את הקשר הרציף עם הדקנים, ראשי החוגים המרצים, יו"ר אגודת הסטודנטים והסטודנטים, זאת על מנת לשפר כל העת את התפקוד במתכונת החדשה וכמו כן לטפל בצרכים חדשים ומגוונים שעולים מהשטח.

 

בהמשך הצוות בהובלת אמיר פייגנבוים – סמנכ"ל מערכות המידע בחר בפלטפורמה של Zoom לניהול הלמידה המקוונת, וגם קבע כי מערכת Big Blue Button תשמש כגיבוי, במקרה של תקלה. "צוות טכנלוגיות הלמידה [בשמו השכיח במכללה צוות MAMA] בראשותו של רון רוזן, תכנן ופיתח כלי הדרכה, כשהמטרה הייתה לייצר מעורבות ושותפות של המרצים והסטודנטים. קיימנו 15מפגשי הדרכה טכנית מקוונים של איך עובדים על הזום ובשלב ב' באמצעותו של ד"ר משה לייבה, מומחה לחדשנות בלמידה וחבר סגל בכיר בחוג למערכות מידע קידמנו הדרכות וירטואליות בנושא: אסטרטגיות הוראה ולמידה מקוונת אפקטיבית. בנינו אתר תמיכה והשקנו סרטוני הדרכה. דיברנו עם הוועדים, יצרנו תקשורת ישירה עם הסגל האקדמי כדי לעודד אותם והייתה התגייסות מטורפת. ביום הראשון היינו עם 90% הוראה מקוונת והחל מהיום השני אנו בכ- 100%. ביום שישי, לפני השקת ההוראה המקוונת, היו 250 מרצים שעברו הדרכה במכללה, יותר ממחצית הסגל האקדמי".

 

ההצלחה של המהלך הייתה יוצאת דופן. כ-75% מהסטודנטים דיווחו כי המעבר ללמידה מקוונת היה אפקטיבי לפחות כמו – או יותר מ – למידה בכיתה. מאות חברי סגל עברו הדרכות טכניות ופדגוגיות. בסך הכול בשבוע הראשון התבצעו כ-11 אלף שעות שידור עם כ-14 אלף צפיות.

 

גם מערך השיווק של המכללה עבר לנוהל של עבודה מרחוק. צוות הייעוץ והרישום נותן מענה למתעניינים, שיכולים לבחור בין פגישת ייעוץ טלפונית לווידאו LIVE במערכת Zoom, ונערך רישום מקוון של המועמדים. כמובן שלאחר מכן יש את הטיפול ברישום ובקבלה. המערך הזה החל לפעול עוד לפני הנחיות משרד הבריאות, כדי למנוע הגעה של מועמדים שלא לצורך.

 

"נערכנו עם קמפיין שהחל ב-15.3 ויסתיים ב- 31.3 במדיה של הרדיו - גלגלצ, בדיגיטל – במאקו, ב-ynet  ובנוסף בגוגל, פייסבוק, אינסטגרם", סיפרה גלית ברכה, מנהלת השיווק. "בנוסף לאמצעי הייעוץ החדשים המותאמים למצב, אנחנו גם מעודדים רישום באמצעות הטבה של 50 אחוז הנחה בדמי הרישום ברישום המקוון, שפועל 24/7, וממשיכים בפעילויות השיווקיות של משלוח דיוורים ו-SMS. ההיענות יפה ואני אופטימית שנוכל לעמוד ביעדים שהצבנו לעצמינו".

 

פרופ' רבקה יעקבי מבית הספר למדעי ההתנהגות יזמה שירות של מענה פסיכולוגי לסטודנטים. יחד עם מרצים נוספים הם יעניקו לפונים שיחות ייעוץ ועצות כיצד להתמודד עם המצוקות הרגשיות והחרדה כתוצאה מההסגר.

 

בהתאם לתקנות לשעת חירום ולהנחיות רשויות המדינה, המכללה עברה לעבוד במתכונת חירום, מה שהשליך גם על תפקוד הסגל המנהלי. עובדים שמשמרים את הרצף התפקודי ממשיכים לעבוד והיתר בחופשה, על חשבון ימי החופשה ואם אין להם ימי חופשה - על חשבון ימי חופשה עתידיים. המטרה היא לשמור שכל העובדים ימשיכו לקבל משכורת. הטיפול בסגל המנהלי, הקשר עם נציגות הסגל המנהלי וההתאמות הנדרשות למתכונת חירום מרוכזים בידיה של גלית צלרמאייר – מנהלת אגף משאבי אנוש. "ההשלכות הכלכליות של המשבר עדיין לא ברורות. ברור לנו שיהיו קיצוצים בתקציבי הממשלה, שישפיעו גם על תקצוב המוסדות האקדמיים על ידי ות"ת. אנחנו מתכוננים לכל מני תרחישים", אמר המנכ"ל.

 

סטודנטים רבים מעבירים את ימי ההסגר במעונות וגם להם המכללה דאגה. "הגדלנו את רוחב הפס של האינטרנט, יחד עם סולל בונה, כדי שסטודנטים יוכלו להתחבר ללמידה מקוונת. אנחנו מציעים פתרונות של פריסת שכר הלימוד, הסדרי מימון ללא ריבית. אנחנו מנסים לעזור ככל הניתן", הבטיח אלון. הימים והשבועות הקרובים יהיו מאתגרים מאוד מהרבה בחינות, אבל בזירה אחת כבר נרשם הישג חשוב: סמסטר ב' מתקיים כסדרו.

Capture.PNG